兼职办公室助理 - 临时聘用

Beacon Hill 的客户是一家 Am Law 200 商业律师事务所，正在为其位于尔湾的办公室寻找一名兼职办公室助理。我们鼓励感兴趣的候选人附上最新简历。招聘人员将联系那些被选中进入我们流程的下一阶段的人；我们期待您的回复！

职责：

为物理文件创建标签；

审查发送至记录部门的文件信息；

准确准备已封闭的文件以进行异地存储；

根据要求查找活动、关闭和仓库文件；

根据要求创建并维护法律案件档案；

与供应商沟通以从异地存储中检索所需文件；

准备报告并根据需要为最终用户提供支持；

维护来自律师、律师助理和法律行政助理的项目请求日志；

处理常规复制和扫描项目，并在必要时与其他部门协调更大的项目；

校对并仔细检查所有工作成果以确保拼写、语法和标点符号的准确性和完整性；

处理活页夹项目，包括根据要求创建索引、标签和活页夹；

仔细检查扫描项目以确保完整且正确保存；

与接待员、办公室助理、律师和工作人员沟通交付需求；

与接待员和办公室助理协调，确保所有联邦快递包裹均已发送，必要时将包裹送至联邦快递投递处；

协调邮件服务（包括隔夜服务），每天至少检查邮箱一次；

每天对 USPS 和办公室间快递进行分类和安排；

根据需要执行法院/记录员办公室运行和 USPS 运行；

全天检查手工交付情况并交付至所需目的地；

负责确保厨房整洁，包括根据需要填充和清空洗碗机、清理冰箱、补充一次性餐具、咖啡奶精、糖和咖啡；

全天在厨房补充咖啡；

为复印机和打印机配备复印纸，并更换打印机墨粉；

为复印室和打印站提供杂项用品；

工作量较大时可能需要加班，日常工作时间需灵活安排；

遵守部门/公司的目标和政策；以及

其他指定职责。

资格：

有记录管理软件经验者优先；

极其注重细节，具有出色的口头、组织、客户服务和沟通能力；

必须有可靠的交通工具。如果使用自有车辆来处理公司业务，必须拥有当前和持续的汽车保险证明和有效的驾驶执照；

能够遵循指示并与他人很好地合作；

具有 MS Office（Word、Excel、PowerPoint、Outlook）、Adobe Acrobat Reader 和 PDF Converter 的基本知识；

高中毕业或同等学历；以及有律师事务所相关工作经验者优先。

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